Helstu þættir iðgjaldakerfis
• Innheimtukerfi iðgjalda
• Réttindabókhald sjóðfélaga og rétthafa
• Skil við fjárhagsbókhald
Innheimtukerfi iðgjalda
Um er að ræða eitt iðgjaldakerfi fyrir mörg réttindakerfi. Í apríl 2008 voru 17 lífeyrissjóðir með yfir 40 undirsjóði að nota iðgjaldakerfið í Jóakim, virkir sjóðfélagar eru rúmlega 103.000. Minnsti lífeyrissjóðurinn er með tæplega 500 virka sjóðfélaga og sá stærsti með rúmlega 30.000 virka sjóðfélaga. Innheimtukerfið er viðskiptamannabókhald sem er sérsniðið að þörfum lífeyrissjóða. Launagreiðendur hafa einn eða fleiri viðskiptareikning eða launagreiðandamál.
Einn innheimtuaðili innheimtir fyrir marga sjóði, s.s. sameign, séreign og stéttarfélagssjóði. Kerfið sér sjálfkrafa um að skipta greiðslum niður á sjóðina og halda sérstaklega utan um bókhald hvers sjóðs. Einnig er skráning og innheimta á öllum iðgjöldum með sama hætti, hvort sem um er að ræða iðgjöld í sameignarsjóð, séreignarsjóð eða stéttarfélagsgjöld. Kerfið sér sjálfkrafa um að skipta greiðslum niður á sjóðina og halda sérstaklega utan um bókhald hvers sjóðs.
Fleiri möguleikar sem kerfið býður upp á:
• Móttaka á skilagreinum á rafrænu formi
• Rafrænn innlestur greiðslna úr bankalínum
• Dráttarvextir reiknast ef ekki er greitt á eindaga
• Viðskiptabókhald launagreiðanda. Allt skráð, skilagreinar og greiðslur, um leið og það berst, saman eða sitt í hvoru lagi. Kerfið sýnir þá ávallt rétta stöðu launagreiðanda
• Hægt er að skipta niður innheimtu hjá einum launagreiðanda niður í nokkur mál
• Hægt að innheimta skilagreinar í gegnum kröfupott RB
• Hægt að leggja á kostnað t.d. v. RSK innheimtu
Réttindabókhald
Jóakim kerfið er hugsað sem alhliða réttindabókhald sem geti haldið utan um allar tegundir réttindakerfa. Iðgjöld eru færð á sama hátt inn í sjóði sem veita mismunandi réttindi. Nú þegar hefur verið útfært flöt réttindaávinnsla (stigakerfi), aldurstengd réttindaávinnsla (nokkrar útfærslur), séreign, líftryggingakerfi, sambland af flatri og aldurstengdri réttindaávinnslu og eftirmannskerfi. Hjá Init hefur safnast mikil reynsla í að yfirfæra sjóði milli mismunandi réttindakerfa ásamt réttindabreytingum.
Kerfið býður upp á greinargóð yfirlit til sjóðfélaga þar sem sýndar eru iðgjaldahreyfingar og útreikningur á lífeyri. Hægt er að vinna samtímis yfirlit fyrir marga sjóði og láta yfirlit, t.d vegna sameignar og séreignar, pakkast saman í umslag.
Iðgjaldakerfið er undirbókhaldskerfi sem skilar samanteknum upplýsingum í fjárhagsbókhald. Hægt er að hafa hliðarbókhald fyrir sjóðstreymi, en í það koma eingöngu hreyfingar sem hafa áhrif á streymi fjármagns. Þá er hægt að opna samskipti við aðra sjóði til að sjá réttindi hjá þeim.
Úr kerfinu er hægt að taka fjölda skýrslna, bæði vegna sjóðfélaga og launagreiðanda.
Init og Greiðslustofa lífeyrissjóða sjá um að viðhalda svokallaðri nafnaskrá lífeyrissjóða sem inniheldur upplýsingar um alla sjóðfélaga á Íslandi, í hvaða lífeyrissjóðum þeir eiga rétt og hvenær síðast var greitt í hvern sjóð. Umsjón og aðgengi að skránni er innifalið í þjónustugjöldum iðgjaldakerfis.
Skil við Fjárhagsbókhald
Kerfin í Jóakim eru undirbókhaldskerfi sem skila samanteknum upplýsingum í fjárhagsbókhald. Uppgjörstíðni er frjáls. Búið er að útfæra vefþjónustu þannig að bókhaldskerfi geta sótt uppgjörin með XML skeytum.